Als je in een vrachtwagen stapt en in de cabine om je heen kijkt dan valt misschien op dat er een kastje is geïnstalleerd dat elke gereden kilometer registreert. Ook in bussen, taxi’s en andere auto’s die beroepsmatig op de weg zitten vind je ze. Deze apparaten zijn in sommige gevallen verplicht. Dit is het geval als de chauffeur voornamelijk rijdt en daarnaast weinig andere dingen doet. Een pakketbezorger stapt regelmatig uit om een pakket bij de ontvanger af te leveren. Een servicemonteur rijdt van klant naar klant en is daar vervolgens aan het werk. Maar een buschauffeur of vrachtwagenchauffeur heeft te maken met de Rijtijdenwet. Dan is een tachograaf verplicht.
Wat registreert een tachograaf?
Een tachograaf registreert niet alleen het aantal gereden kilometers, maar ook hoe hard de wagen reed en hoelang achter elkaar. Deze gegevens kunnen tegenwoordig digitaal worden uitgelezen, daarvoor hoeft de chauffeur dus niet meer naar de zaak te rijden. Vroeger moest dat wel, want toen werkten deze kastjes met een geheugenkaartje en daarvoor met een ponskaart. Ook de politie kan gebruik maken van de gegevens uit de tachograaf als een vrachtwagen of bus bij een aanrijding betrokken was. Via de tachograaf kan worden nagegaan of de chauffeur te hard reed of dat hij mogelijk te lang achter elkaar achter het stuur had gezeten.
Verschil met een kilometerregistratie
Soms is een tachograaf dus niet verplicht. In dat geval kan de werkgever wel besluiten om een km registratie op de auto te zetten middels een kastje van Accredis (zie www.accredis.nl). Hiermee worden alle ritten geregistreerd zodat de gegevens voor de eigen administratie kunnen worden gebruikt. Zo kan bijvoorbeeld heel makkelijk het aantal gereden kilometers aan een klant worden doorberekend. Dat getal wijkt vaak af van wat een routeplanner aangeeft. Deze exacte gegevens zijn ook nodig voor de aangiftes bij de Belastingdienst, want het aantal zakelijke kilometers is fiscaal aftrekbaar.
Kies voor een adequate rittenregistratie
De tijd dat de registratie van zakelijke kilometers handmatig werd bijgehouden door administratief personeel ligt al een tijdje achter ons. Vrijwel alle zakelijk gebruikte auto’s heeft nu een rittenregistratie kastje waarmee het niet langer nodig is om deze gegevens handmatig bij te houden. Dit houdt natuurlijk wel in dat elke kilometer wordt geregistreerd. Even een privé ritje doen met de auto van de baas kan dus niet meer, tenzij de baas hier vooraf toestemming voor geeft. Maar het is natuurlijk ook niet de bedoeling dat een auto van de zaak voor privézaken wordt gebruikt. Deze kilometers mogen niet fiscaal worden geclaimd. Een zakelijk geleasete auto mag over het algemeen maximaal 500 privékilometers per jaar rijden. Dat lijkt heel wat, maar je zit er al heel snel aan. Meer privé rijden betekent een bijtelling bij de inkomstenbelasting en dat kan flinke financiële gevolgen hebben voor degene die met de auto rijdt.
