Een verouderde website vervangen, waar organisaties opletten bij een nieuw cms

De website van een sportvereniging in Emmen, een zorginstelling in Zuidoost-Drenthe of een productiebedrijf op Bargermeer heeft meestal één ding gemeen. Hij is ooit gebouwd door iemand die er inmiddels niet meer werkt, en niemand durft er nog echt aan te komen. Updates blijven liggen, een nieuwe pagina kost een halve dag en op een telefoon ziet het er krap uit.

Dat is meestal het moment waarop de vraag valt of het niet eens tijd wordt voor iets nieuws. Die vraag gaat zelden alleen over design. De echte keuze zit in het systeem eronder, het content management systeem of cms, want daarmee werk je de komende vijf tot tien jaar elke week.

Eerst de vraag wat de website moet doen

Voordat een organisatie naar systemen kijkt, loont het om op te schrijven wie de site gebruikt en waarvoor. Een vereniging wil dat vrijwilligers zonder cursus een wedstrijdverslag kunnen plaatsen. Een gemeente of woningcorporatie moet formulieren aanbieden, documenten publiceren en voldoen aan de regels voor digitale toegankelijkheid. Een bedrijf met vestigingen in Emmen en net over de grens in Duitsland wil dezelfde site in twee talen beheren.

Die wensen bepalen hoe zwaar het systeem mag zijn. Een eenvoudige site met tien pagina’s vraagt om iets anders dan een platform met honderden pagina’s, meerdere redacteuren en koppelingen met een ledenadministratie of een intern systeem.

Wat TYPO3 is en voor wie het past

TYPO3 is een open source cms dat vooral wordt gebruikt door grotere organisaties, zoals universiteiten, overheden en bedrijven met meerdere websites. Open source betekent dat de broncode openbaar is en dat er geen licentiekosten per jaar aan vastzitten. Een gespecialiseerde Typo3 agency kijkt bij zo’n project eerst naar de structuur van de organisatie en pas daarna naar de vormgeving. Rechten, workflows en koppelingen bepalen namelijk hoe de site later in gebruik is.

Het systeem is sterk in een paar dingen die kleinere pakketten vaak missen. Meerdere websites draaien vanuit één installatie, bijvoorbeeld een hoofdsite plus losse sites per afdeling of merk. Meertaligheid zit standaard ingebouwd. En het rechtenbeheer is fijnmazig, zodat een vrijwilliger alleen bij de nieuwsberichten kan en de communicatieafdeling bij alles.

Voor een eenmanszaak met een visitekaartjessite is dat te veel van het goede. Voor een organisatie waar vijf tot vijftig mensen aan de website werken, verdient die structuur zich snel terug.

Een bureau kiezen, dichtbij of verder weg

In de bedrijvengids van Emmen staan bijna honderd bedrijven in IT en marketing, van freelance webdesigners tot volledige internetbureaus. Voor een kleinere site is een lokale partij prettig, want je zit snel aan tafel. Voor een enterprise cms als TYPO3 is het aantal gespecialiseerde bureaus in Nederland beperkt, en dan weegt ervaring met vergelijkbare organisaties zwaarder dan de afstand.

Vraag bij elk bureau naar twee of drie vergelijkbare projecten en bel die klanten. Hoe verliep de overgang van de oude site, hoe snel reageert het bureau bij een storing en hoe zelfstandig kan de redactie werken. Die antwoorden zeggen meer dan een mooie presentatie.

Wat een overstap in de praktijk vraagt

Een nieuwe website betekent ook nieuwe inhoud. Reken erop dat de helft van de oude pagina’s niet mee hoeft. Maak vooraf een lijst van wat blijft, wat herschreven wordt en wat verdwijnt, en zorg dat oude adressen netjes doorverwijzen naar de nieuwe. Zo blijven bezoekers en Google de weg vinden.

Plan ook tijd voor training. Een goed cms is pas goed als de mensen die ermee werken het begrijpen. Een paar uur uitleg direct na de oplevering voorkomt dat de nieuwe site over drie jaar in dezelfde staat verkeert als de oude.

Een nieuw cms is een beslissing voor jaren

Wie een verouderde website vervangt, kiest geen ontwerp maar een manier van werken voor de komende jaren. Begin daarom bij de organisatie en de mensen die de site dagelijks bijhouden, en kies pas daarna het systeem dat daarbij past. Voor een kleine club is dat iets lichts, voor een gemeente, instelling of groeiend bedrijf in Drenthe is een enterprise cms een logische stap. Een site die dan goed is ingericht, hoeft pas over tien jaar weer de vraag op te roepen of het tijd is voor iets nieuws.